04 feb De rol van de raad bij de Planning & Control cyclus

Herken je dit? 

Je bent raadslid en je krijgt een kaderbrief of een voorjaarsnota. Of een begroting. Of een tussenrapportage. Je krijgt een dik rapport met daarin allemaal analyses en cijfers en je probeert je erin te verdiepen, maar wat er precies van je verwacht wordt, is niet altijd duidelijk. 

Als raadslid ben je de baas van de gemeente. En om een goede baas te kunnen zijn, word je onder andere geholpen door de P&C-cyclus in jouw gemeente. P&C staat voor ‘planning & control’. Gedurende het jaar krijg je verschillende stukken die jou als raadslid helpen om te sturen op besluiten en geldstromen binnen de gemeente. 

Stempel drukken 

Wat wij vaak zien is dat raadsleden één tastbaar detail uit een kadernota, rekening of begroting halen, iets wat ze begrijpen en dáárover gaan praten tijdens de raadsvergadering. En dat is ook heel begrijpelijk: het is makkelijk om op deze manier je stempel te drukken en je te profileren.

We zien ook vaak dat bij de behandeling van de begroting allerlei moties worden ingediend over details. In plaats van een goede algemene beschouwing, krijg je dan een motiecircus.   

Dat kan anders! 

Want wat wordt er nu eigenlijk van je verwacht als raadslid? En hoe pak je je rol bij de P&C-cyclus? Het is belangrijk je te realiseren dat zo’n P&C-cyclus ooit ergens is begonnen. Namelijk bij een kader gegeven door de raad. Een kader is een opdracht van de raad aan het college. En dit kader in de P&C-cyclus is eigenlijk een antwoord van de raad op de vraag van het college: waar willen jullie heen met de gemeente? 

Kadernota 

In de raadsvergadering over de kadernota helpt het om te praten in termen die te maken hebben met het geven van een opdracht. Waar gaan jullie als fractie het college op afrekenen bij het opstellen van de begroting? Welke richting willen jullie op met de gemeente? 

Begroting 

Het college pakt deze signalen op en vertaalt deze (samen met andere trends en kaders) in een begroting. Jij als raadslid kunt dan bedenken wat jij van de voorgestelde begrotingsplannen vindt. Laat je informeren door je contacten met inwoners, of door je politieke partij, of door je verkiezingsprogramma. Probeer de plannen van het college in zijn geheel te bekijken en beoordelen. De begroting is het moment dat alle onderwerpen en geldstromen in beeld zijn en ten opzichte van elkaar worden beschouwd: de algemene beschouwingen.   

Duidelijke financiële kaders 

Het is aan de raad om de begroting bij te stellen met moties of amendementen. Belangrijk is dat de raad meerderheden haalt voor moties en hierbij duidelijke financiële kaders geeft. Het college gaat vervolgens aan de slag. Vanuit de begroting komen allerlei deelbesluiten richting de raad om scherpere opdrachten op te halen of beleidskeuzes te maken – het wekelijkse werk.   

Jaarrekening 

Het eind van de jaarlijkse cyclus is de jaarrekening. Bij een jaarrekening kun je als raad controleren wat het college heeft gedaan. Waar jullie eerst kaders hebben gesteld (kadernota) en jullie budgetrecht hebben uitgeoefend (begroting), moeten jullie nu controleren of die kaders wel goed opgevolgd zijn! Het gaat hier niet zomaar over het controleren van de cijfers; daar heeft de gemeente accountants voor. Jullie gaan een politiek oordeel vellen over of de plannen die beloofd zijn, daadwerkelijk goed zijn uitgevoerd! De resultaten (of het gebrek daaraan) kunnen weer input zijn voor het geven van een nieuwe opdracht bij de volgende kadernota.

En dan is de P&C-cyclus rond! Dus: ken de verschillende fases van de cyclus. En weet wat je rol is tijdens elke fase.  

Dit waren onze tips. Doe er je voordeel mee!